Одни и те же данные вводятся несколько раз
Если заказ вручную переносится из чата в Excel, затем в CRM или складскую систему, теряется время и появляются расхождения.
AUTOBusiness Automation / Процессы
Автоматизация бизнес-процессов: объединяем Excel, чаты и ручные операции в единый процесс
Если одни и те же данные вручную переносятся между Excel, Telegram, CRM, складом и другими системами, бизнес теряет время и контроль. Сначала находим лишние ручные операции, затем автоматизируем нужные участки с помощью интеграций или специального программного решения.
Для owner, CEO, COO, операционных руководителей и компаний с большим количеством повторяющихся ручных операций.
Автоматизация не всегда означает большую CRM или ERP. Иногда достаточно одной интеграции, небольшой панели или конкретного workflow.
Когда нужна автоматизация?
Когда сотрудники снова и снова выполняют одни и те же операции вручную
Хорошая автоматизация упрощает реальную работу. Само по себе добавление новой технологии результата не гарантирует.
Чтобы узнать статус, нужно спрашивать сотрудника
Если состояние заказа, задачи или согласования известно только ответственному человеку, процесс остаётся непрозрачным.
Отчёты собираются вручную
Подготовка ежедневных или еженедельных показателей из нескольких файлов и систем превращается в отдельную работу.
Системы не обмениваются данными
Когда CRM, оплата, Telegram, склад и другие сервисы работают отдельно, сотрудник становится ручным посредником между ними.
Подход Bergamot
Сначала упрощаем процесс, затем автоматизируем его
Описываем начало процесса, ответственных, статусы, источники данных и исключения. Убираем ненужные шаги. Только после этого определяем, где нужна интеграция, модуль CRM/ERP или отдельная система.
Проблема
Одни и те же данные вручную переносятся между чатами, Excel и внутренними системами. На проверку статусов и сбор отчётности сотрудники тратят отдельное время.
Подход
Описываем процесс и движение данных, выделяем повторные операции. Связываем существующие системы через API либо создаём небольшой необходимый модуль.
Результат
Информация вводится один раз, передаётся в нужные системы, а состояние процесса можно контролировать из единой точки.
Направления автоматизации
Решения, которые сокращают количество ручных операций
Не каждой компании нужны все блоки. Решение выбирается на основе существующих систем и реального процесса.
AUTOWorkflow Control Engine
Событие, правило и следующее действие в одном управляемом потоке
Process active01
Заказы и workflow
Проведение заказа или задачи через понятные статусы, ответственных и следующие действия.
02
API-интеграции
Организация обмена данными между CRM, ERP, POS, оплатой, SMS, Telegram и другими сервисами.
03
Согласования
Контролируемое согласование запросов, закупок, документов и других операций через нужные роли и этапы.
04
Dashboard и отчётность
Вывод важных показателей из разных систем на единую понятную панель руководителя.
05
Уведомления
Автоматические уведомления ответственным сотрудникам о важных событиях, сроках или ошибках.
06
Обработка данных
Сокращение повторного ввода, обработки документов и ручного переноса информации между системами.
Нужна ли custom-автоматизация?
Выбираем не большую новую систему, а минимальное решение реальной проблемы
Иногда достаточно готового сервиса, иногда нужно связать существующие системы, а иногда оправдан отдельный модуль или платформа.
- Одни и те же данные повторно вводятся в разные системы.
- Процесс проходит через несколько сотрудников или подразделений.
- Сложно видеть текущий статус и ответственность.
- Существующие сервисы нужно связать через API.
- Количество ручной работы растёт вместе с бизнесом.
Процесс работы
Начинаем автоматизацию с карты процесса, а не с кода
Цель — не автоматизировать всё сразу. Сначала находим участок с наибольшей практической пользой.
- 01
Изучение процесса
Разбираем текущую работу, участников и места, где операции выполняются вручную.
- 02
Точки потерь
Выделяем повторный ввод, ожидание, расхождения данных и проблемы контроля.
- 03
Варианты решения
Сравниваем готовый сервис, интеграцию, модуль CRM/ERP и отдельную разработку.
- 04
Первая автоматизация
Автоматизируем небольшой конкретный участок, который даёт наибольшую пользу.
- 05
Проверка в реальной работе
Тестируем решение на реальных сценариях сотрудников.
- 06
Расширение
После подтверждения результата добавляем следующие процессы и интеграции по приоритету.
Реальный проект
ProDoctors — объединение нескольких бизнес-процессов в одной платформе
В ProDoctors CRM, ERP, POS, товары, заказы и другие части связаны между собой. Они создавались не как отдельные программы, а как взаимодействующие части единого бизнес-процесса.
Посмотреть кейс ProDoctorsProDoctorsРеальная платформа
Это не скриншот отдельного automation-engine. В реальной платформе ProDoctors admin, POS, товары, заказы, складской контур и роли построены как взаимодействующие части единой операционной системы.
Вопросы
Частые вопросы об автоматизации бизнес-процессов
Объём автоматизации зависит от существующего процесса, систем, интеграций и количества пользователей.
Какие бизнес-процессы можно автоматизировать?
Можно автоматизировать повторный ввод данных, обработку заказов, задачи, статусы, согласования, отчёты, уведомления и обмен данными между системами. Конкретные возможности зависят от существующего процесса.
Для автоматизации обязательно нужна CRM или ERP?
Нет. В одном случае правильным решением будет CRM или ERP, а в другом достаточно небольшой панели, Telegram-бота или API-интеграции.
Можно ли автоматизировать процесс, который сейчас работает в Excel?
Да. Сначала нужно понять, какую функцию выполняет Excel и кто им пользуется. После этого можно заменить таблицу системой, интегрировать её или автоматизировать только повторяющиеся операции.
Можно ли связать существующие программы между собой?
Если системы предоставляют API или другой способ обмена данными, их можно интегрировать. Технические ограничения проверяются во время аудита.
Сколько стоит автоматизация бизнес-процессов?
Стоимость зависит от самого процесса, пользователей, интеграций, данных и состояния существующих систем. Сначала разбираемся в процессе, затем оцениваем объём работ.
Бесплатный аудит процесса
Определим, где действительно можно сократить ручную работу
Кратко опишите текущий процесс. Обсудим, что имеет смысл автоматизировать, а где достаточно готового сервиса или более простого изменения.
Обсудить процесс